Reunião produtiva: 4 dicas para otimização de tempo

Reunião produtiva: 4 dicas para otimização de tempo

Dicas para ter uma reunião produtiva na sua empresa

Por meio de uma reunião produtiva é a melhor maneira de fazer o acompanhamento dos membros da sua equipe, uma fonte valiosa de monitoramento do progresso dos projetos e de alinhamento para gerar soluções. Mas você sabia que os profissionais perdem cerca de 31 horas por mês devido a reuniões improdutivas, conforme dados da Atlassian?

Em outra pesquisa da Salary.com, quase metade dos profissionais consultados disseram que as reuniões são a principal razão de desperdício de tempo nas empresas.

Então, aparentemente, podemos estar fazendo algo errado, não é mesmo? Especialmente se os participantes acham que a reunião poderia ser substituída por um e-mail!

Por isso, continue a leitura e descubra como otimizar tempo e fazer um bom planejamento para que suas reuniões presenciais ou online sejam mais produtivas e bem-sucedidas. Confira!

1. Tenha claro o motivo de realizar a reunião

Você pode pensar que o propósito de uma reunião é óbvio, mas às vezes não é. Por esse motivo, é essencial definir a verdadeira intenção de uma reunião e comunicá-la aos participantes.

Estabelecer um propósito bem definido ajudará a compreender os objetivos de uma reunião e o que esperar ao seu final. Entre os motivos comuns para marcar uma reunião produtiva, estão:

  • Fazer um acompanhamento das tarefas delegadas;
  • Envolver os membros da equipe na resolução de um problema;
  • Obter informações e recomendações para tomar uma decisão importante;
  • Compartilhar informações estratégicas;
  • Dar e receber feedback da equipe.

2. Limite o número de participantes para ter uma reunião produtiva

Convide apenas quem precisa participar da reunião

Por hábito ou por achar mais respeitoso, muitas vezes ao se marcar uma reunião acaba-se chamando todos os colaboradores, líderes ou parceiros de negócio da empresa. Na verdade, isso acaba gerando perda de tempo para todos!

Para otimizar o tempo e ter uma reunião produtiva, prefira convidar apenas quem realmente precisa participar. Mesmo grandes empresas, como a Google, são conhecidas por manterem o número máximo de participantes de uma reunião em até 10 pessoas.

Jeff Bezos, fundador da Amazon, chegou inclusive a criar a “regra das duas pizzas“. Em seu entendimento, se duas pizzas não bastam para os participantes de uma reunião, Bezos não a convoca, nem mesmo vai a uma, porque, segundo ele, reunir mais pessoas para uma reunião acaba com a criatividade.

Embora a regra de Bezos possa ser mais metafórica do que literal, ela demonstra a importância de limitar o número de participantes para se ter uma reunião produtiva e realmente focada em seus objetivos.

Lembre-se de que, por vezes, uma reunião apenas com o profissional diretamente relacionado a um projeto ou tarefa será muito mais produtiva do que uma reunião com toda a equipe, por exemplo.

3. Faça a comunicação prévia da reunião

Depois de definir objetivos, participantes e formato da reunião, é fundamental comunicar tudo isso aos interessados. 

Deixe bem claro o horário de início e a duração estimada para evitar atrasos que prejudiquem o andamento do encontro. Se for uma reunião online, destaque qual é a plataforma que será utilizada e como os participantes receberão o link.

Outro cuidado essencial para uma reunião produtiva é definir a pauta e os tópicos que serão tratados. Assim, os participantes já chegarão no encontro preparados para compartilhar dados e ideias sobre os assuntos que estão sendo discutidos.

4. Formalize o que foi falado em reunião e os próximos passos

Registre o que foi combinado na reunião

Uma reunião produtiva é aquela em que se tratam satisfatoriamente sobre todos os tópicos da pauta, que não se estende além do necessário e que gera subsídios para novas ações.

Por isso, é importante registrar o que foi falado e combinado em uma ata simples ou mesmo em um e-mail para os participantes. Nesta ocasião, é fundamental fazer as atribuições de tarefas a serem realizadas, estabelecer prazos e formas de mensuração. No dia a dia do trabalho, tudo isso pode ser monitorado e ajustado se necessário.

Nesse cenário apresentado, a próxima reunião provavelmente já será para falar sobre o desempenho e os resultados dessas ações.

Agora você sabe como pode conduzir reuniões produtivas, com objetivos, delimitação de tempo e de participantes e com um direcionamento para que elas ajudem a atingir metas ou, mesmo, integrar mais assertivamente o líder e sua equipe, no caso de se trabalhar com um time interno.

E se você ainda está montando sua equipe, mas está em dúvida entre contratar colaboradores ou parceiros externos, leia também este artigo que irá ajudar você a tomar a melhor decisão: Contratar ou terceirizar? Conheças as vantagens!

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