Como manter um home office produtivo e assegurar a performance do funcionário

O home office ainda é tabu em muitas empresas. Podemos dizer que parte do receio dessas organizações é justificado, pois esse regime de trabalho tem suas limitações, que irão depender do tipo e da complexidade das atividades a serem desenvolvidas. Ao mesmo tempo, existe certa mistificação em torno da organização do trabalho em casa.

Afinal, seria possível controlar a produtividade dos colaboradores? Eles estariam disponíveis para contato no momento necessário? Como coordenar atividades que dependem de entregas de diferentes times? Esses são alguns dos questionamentos feitos por líderes de empresas de diferentes setores que, por causa da crise decorrente da pandemia de coronavírus, estão tendo que se adaptar à nova rotina de trabalhar em casa e, ao mesmo tempo, ao desafio de manter o foco e a produtividade do equipe.

Pensando em esclarecer esses pontos e contornar as dificuldades listadas, preparamos este conteúdo sobre como assegurar a performance de seus funcionários em home office. Continue a leitura e saiba mais. 

Alinhe as expectativas com seu time

O primeiro ponto que merece atenção em uma experiência de home office é o alinhamento de expectativas. Na prática, isso significa deixar claro o que se espera dos colaboradores que trabalham em casa. 

Ainda que alguns pontos sejam bem intuitivos, é importante formalizar questões como:

• horário de trabalho: a mesma carga horária do trabalho presencial deve ser cumprida, com horários fixos para início e término da jornada diária;

• plano de atividades: as chefias devem pactuar quais são as atividades a serem desenvolvidas pelo colaborador por período;

• relatório de atividades: os funcionários podem apresentar esse documento, que lista quais foram as entregas em determinado período. O objetivo é fazer a listagem de forma simplificada para acompanhar a produtividade do seu time.

Ao pactuar todos esses pontos, você deixa claro que o trabalho feito de forma remota não se diferencia do presencial em termos de produtividade. Em caso de desempenho abaixo do esperado, avalie de forma individualizada o que não foi entregue e planeje novas metas para os próximos períodos. 

Compartilhe sua agenda semanal

No dia a dia da empresa, fica muito mais fácil compartilhar sua agenda semanal de reuniões, cursos, visita a clientes, consulta médica e afins. Em conversas de corredores ou na hora do café, de maneira informal, as pessoas costumam se inteirar sobre os compromissos de cada um.

Com o home office, a mesma facilidade não existe, sobretudo em tempos de quarentena, em que é difícil estabelecer uma rotina normal. Quem segue firme em isolamento social sabe do que estamos falando. Filhos em casa em tempo integral, horários programados para ir ao supermercado e atividades domésticas são algumas das muitas dificuldades.

Ainda assim, é preciso tentar se programar e manter uma agenda que possa ser compartilhada com sua equipe. Esse nível de organização permitirá que todos identifiquem os compromissos de cada um e saibam em quais momentos é possível realizar atividades de forma conjunta, tirar eventuais dúvidas ou estabelecer prazos para as demandas. 

Pontue a necessidade de contar com uma estrutura adequada

O regime de home office demanda certa infraestrutura, sobretudo para quem deseja ter boa produtividade. O básico é o que todos já sabem: conexão de internet estável e computador em boas condições de funcionamento. No entanto, é preciso ir além disso. Para ajudar, a empresa pode desenvolver cartilhas sobre o assunto, a fim de pontuar o que seria necessário ou desejável ter em casa para realizar um bom trabalho.

Para além dos itens já citados, vale, por exemplo, recomendar o trabalho em um cômodo separado da casa, seja em um quarto ou um escritório. Afinal, contar com silêncio e organizar em um mesmo espaço tudo o que precisa para trabalhar é muito importante.

Dentro desse critério, vale a pena lembrar de que a legislação determina o cumprimento de algumas questões de ergonomia. Se o trabalho for exercido apenas durante o período de isolamento social, é possível ter flexibilidade. Em outras situações, alguns cuidados devem ser considerados, como:

• correção visual, para pessoas com astigmatismo, hipermetropia ou presbiopia;

• posicionamento de computador, a fim de evitar reflexos;

• postura e visão, mantendo o eixo da cadeira, o corpo, o teclado e o monitor alinhados;

• cadeira e mesa, que devem ser ergonômicas, conforme a Norma Regulamentadora 17;

• mouse e teclado adequados, para evitar lesões;

• pausas para alongamentos, que devem ocorrer a cada duas horas.

Outra questão relevante é a configuração e o sistema operacional do computador que o funcionário utilizará em casa. Determinados softwares são executados apenas em máquinas com configurações específicas, que precisam ser preparadas para tal. Pensando nisso, é fundamental contar com a equipe de TI para dar o apoio necessário, mesmo por meio de assistência remota. Assim, é possível se certificar de que todos terão acesso aos programas necessários.

Neste artigo, reunimos informações importantes sobre como organizar a rotina de home office em sua empresa. Como destacamos, tem sido desafiador adotar esse regime de trabalho em tempos de coronavírus, mas está longe de ser impossível. Inclusive, a experiência desse período, ainda que forçada, pode servir de parâmetro para que, no futuro, sua empresa avalie se convém adotar o trabalho remoto. 

A propósito do tema de hoje, confira este artigo com 7 aplicativos que vão facilitar a vida de quem faz Home Office.