Tenha reuniões mais rápidas e eficazes

Você já saiu de uma reunião com a sensação de que perdeu muito tempo? Que poderia ter durado menos? Que o objetivo principal não foi atingido?

Fazer reuniões é primordial e indispensável em qualquer empresa. É preciso ouvir os colaboradores, tomar decisões junto às equipes, informar decisões, negociar com fornecedores…

Inúmeros são os motivos para se reunir com quem for preciso, mas para que essas reuniões se tornem cada vez mais rápidas e eficazes é importante tomar algumas atitudes:

Realize a reunião em um local adequado

Para que ela possa ser eficiente, a reunião precisa ser realizada em um local tranquilo, sem distrações. Isso evita que vocês sejam interrompidos e percam o foco.

Você pode fazer a reunião em uma sala específica para isso ou avisar a quem não for participar que não deseja ser interrompido. Peça que puxem suas ligações e atenda quem chegar para que a conversa possa fluir.

Reúna um grupo pequeno

Selecione os participantes de forma estratégica, convidando apenas as pessoas que são realmente indispensáveis, aquelas que têm poder de decisão ou que detenham informações relevantes ao tema tratado. Utilize seu feeling de gestor para selecionar os colaboradores certos para cada momento.

Planeje o conteúdo tratado

Sua reunião tem um objetivo. E você deve atingi-lo. Elabore tópicos de tudo o que precisa ser abordado e siga-os. Quanto mais planejamento, menos improviso e maior será a eficácia da reunião. Evite também assuntos paralelos e ao perceber que a conversa está saindo do tema principal, tome a frente e volte ao foco. Certamente não será possível prever tudo, mas uma estrutura planejada trará um bom norte.

Você também pode avisar previamente aos participantes os pontos que serão discutidos para que eles possam se preparar e levar o que for necessário para alcançar o objetivo da reunião. Caso contrário, você acaba marcando uma reunião para marcar uma reunião, pois os participantes não estão preparados para apresentar algo sobre o assunto e acabam discutindo superficialmente.

Defina um tempo limite para sua reunião

As reuniões não devem durar muito tempo. Organize sua pauta para um tempo de meia hora ou menos. Realizar uma reunião curta faz com que ela seja mais eficiente, já que é necessário atingir o seu objetivo o quanto antes e evita conversas paralelas. Além disso, os participantes estarão mais focados e motivados quando souberem que a reunião é curta, afinal, todos têm outras atividades a realizar.

Fique de olho no horário

Tão importante quanto planejar o assunto é planejar o tempo. Procure iniciar a reunião no horário marcado para que os participantes percebam seu comprometimento e liderança. Além disso, fará com que você utilize bem o tempo que tem.

Tente definir também o tempo que irá gastar para cada tópico da reunião, isso ajudará no momento em que estiver conduzindo a conversa. Quanto o tempo se esgotar, termine a reunião. Se não for urgente deixe para cobrir outros tópicos na próxima reunião.

Resuma as decisões ao final

Não deixe os participantes saírem com dúvidas sobre o que foi decidido na reunião. Para isso conclua a reunião com uma retrospectiva rápida sobre o objetivo e quais são as próximas atividades a serem cumpridas. Não se esqueça de agradecer a todos pela presença e participação.

Reduzir os participantes, diminuir os horários, limitar o tempo, não são atitudes fáceis. Você pode ter dificuldades em fazer essas mudanças, mas saiba que vão valer a pena. Quando todos estiverem acostumados com as novidades, saberem que os horários realmente são cumpridos, as reuniões serão encaradas como atividade primordial e eficaz do trabalho.

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