Coloque as finanças da sua empresa em ordem

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Ao pensar em abrir uma empresa, a maioria dos empreendedores concentra seus esforços apenas na atividade na qual vai investir. Se vai abrir uma loja de roupas, por exemplo, pensa nos produtos que vai vender, quem serão os fornecedores; se for uma lanchonete, pensa nos tipos de lanches que vai servir, como será o cardápio, a estrutura do local. E por aí vai.

Pensar em todos esses detalhes faz parte do processo, mas o que muitas vezes acontece é pensar nas questões comerciais e deixar a organização financeira em segundo plano. E este é um grande erro, pois a saúde financeira da empresa é fundamental para o crescimento e até mesmo sobrevivência do negócio.

Esta é uma negligência que acontece, muitas vezes, involuntariamente. Alguns empresários nem param para pensar na importância desse controle financeiro. Você precisa saber exatamente quais os gastos e ganhos da empresa até mesmo para saber se o negócio está sendo lucrativo. Se você utiliza o dinheiro do seu negócio para uso pessoal, ao final do mês não saberá nem se teve lucro ou prejuízo, pois não está controlando as finanças.

Com alguns cuidados, organização e disciplina, você pode melhorar muito a área financeira do seu negócio e ter resultados positivos e lucrativos. Confira:

Identifique a situação atual da sua empresa

Você precisa levantar todas as informações financeiras, como despesas, receitas, estoque e caixa. Insira os detalhes no seu sistema informatizado de gestão ou, se não tiver um, anote tudo em pastas, planilhas. Utilize o que tiver, mas registre as informações exatas.

Anote também as despesas fixas como água, luz, telefone, entre outras, além do valor das retiradas mensais, como pró-labore. Nesse momento você também deverá separar as contas pessoais daquelas da empresa. Dessa forma você poderá medir, de fato, se sua empresa está sendo lucrativa, onde estão os maiores gastos, entre outras informações.

Organize sua área financeira

Agora que você já levantou as informações financeiras da empresa, trabalhe para que as anotações sejam feitas diariamente, mantendo o controle de tudo: vendas diárias, à vista, a prazo; datas de recebimento; gastos. Ao final de cada mês você também deve fazer um balanço total.

Mesmo que as atividades financeiras sejam de responsabilidade apenas de uma pessoa, é importante estruturar as tarefas em: contas a receber, contas a pagar e tesouraria (administração do caixa, controle do endividamento e relacionamento com bancos). Essa é a estrutura ideal para organizar as finanças.

Pague as contas em dia

Organize-se para pagar todas as contas no dia certo e evitar multa e juros. Você também pode antecipar os pagamentos, se o desconto for vantajoso e se isso não prejudicar seu caixa no futuro. Para facilitar na gestão financeira é importante que os prazos de pagamento concedidos a clientes sejam inferiores ao recebido de fornecedores.

Utilize ferramentas de controle

Para uma boa gestão financeira você precisa conhecer e controlar o presente para administrar o seu futuro. Algumas ferramentas de gestão podem ser úteis neste momento, como o ContaAzul, um programa de controle financeiro empresarial, que te ajuda a organizar não apenas suas informações financeiras, mas também o controle de estoque e a integração bancária.

Outra ferramenta online e muito eficaz é o Nibo. Com ele, você consegue controlar suas finanças, emitir notas fiscais e boletos bancários, organizar as contas a pagar e promover a integração bancária, além de várias outras atividades úteis.

Uma outra ferramenta, mais orientada para o uso pessoal, mas que também pode ser bastante útil para sua empresa em um momento inicial, é o gerenciador financeiro Yupee. Com um importante diferencial: totalmente gratuito. Trata-se de uma ótima opção caso você esteja começando um empreendimento, e precise colocar as contas em ordem.

Para quem não tem intimidade com números e finanças, cuidar dessa parte da empresa pode parecer (e é, inicialmente) complicado, mas tenha em mente que isso é fundamental e pode garantir a sobrevivência da sua empresa.

Por isso, independente da sua área de conhecimento é muito importante que busque se informar sobre gestão financeira, mesmo que sejam as informações mais básicas, se você é um Microempreendedor Individual. Se você tiver uma empresa maior, precisa do apoio de um contador para garantir o sucesso da sua empresa.

O grande segredo é: conhecer e entender o que entra e o que sai do caixa da sua empresa no dia, no mês e no ano. Dessa forma você pode se organizar e se planejar.


Já leu nosso último post “Aprenda sobre fluxo de caixa e melhore a saúde financeira da sua empresa”? Confira aqui.

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